やるべきこと、やりたいことの共有。
ビジネスパートナーや家族とは、日常的に会話でタスク共有しています。
「タスク共有」なんて改めていうと堅っ苦しいですが、会話で決めたことって、どうしても忘れてしまいがち。場合によっては再確認できるように何らかの形にしておく必要がありますよね。
【仕事のやるべきことリスト】も【旅行手続きの手配リスト】も、共有して一元管理できればトラブルも避けやすくなります。
タスク管理ツールTodoistなら気軽にタスク共有できるので、必要に応じて使って、スムーズな疎通が出来るようになります。
『約束したのに、まるっとド忘れ』な経験があれば、ぜひ取り入れてみてください。
プロジェクトを共有する
プロジェクト名の右側にあるドットマークをクリック→「プロジェクトを共有」を選択し、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
すると相手側にはTodoistアカウントの有無を問わずプロジェクトへの招待メールが届き、承認されると晴れてプロジェクトが共有されます。共有されたプロジェクトはアイコンが変わっていることが確認できます。
タスクをメンバーに割り当てる
共有されたプロジェクト内のタスクには、右側に人型アイコンが表示されるようになり、そこからタスクを割り当てることができます。もちろん自分にも割り当て可能です。
プロジェクトを共有し、タスクを割り当てることができました。
気軽に共有できて、視認性もいいですね。
なお、タスクを割り当てられた側にはデフォルトで通知が届くようになっていますが、”どんな場合にメール通知やプッシュ通知をさせるか”は相手側で選択設定できるので、その点においても気軽です。
そして、「フィルター」から割り当てタスクを一覧する、なんてこともできてしまいます。
少規模のチーム作業、または家族間のタスク共有などに有効。とても便利です。
ただし仕事のタスク共有の際は注意が必要です。いくつかのプロジェクトが同時進行している時など、俯瞰したスケジュールも共有する必要が出てくるはずです。その場合は共有カレンダーやガントチャートなど、別のサービスを併用すると効果的です。
参考記事
やっぱり便利なリマインダー
他のアプリや時計などを利用してもいいと思いますが、『このタスクをいつ、どこで』アラートしてもらいたいかを一元管理できるので便利です。
例えば「毎日」に設定した繰り返しタスクに「毎日20時」とリマインダーを登録しておくと、毎日20時にタスク名とともに通知されることになります。ルーチンのリマインダーも、一度の設定で済むので助かります。
そう、さらっと言いましたが、『このタスクをどこで』アラートしてもらいたいかも設定可能。位置情報から通知してくれます。一度設定した住所はライブラリ化され、次回から選択できるようになるのも嬉しいところ。
バッテリー消費との兼ね合いもありますが、忙しい時ほど助かります。
ラベル、フィルター機能で多角的に管理
他にも、タスクにラベルを付けたり、フィルターでタスクを細かく絞って表示させる機能もあり、より多角的に管理することも可能です。必要に感じたらぜひ試してみて下さい。
ちなみに私は、その辺りの機能はほとんど利用しなくなりました。管理が煩雑になる感覚があったからです。
自分に合う使い方は人それぞれ。シンプルに、あくまでツールとして使いこなすことはブラさずに、自分に合った運用方法を考えていきましょう。
次は【Todoist応用編】。より便利なTodoistの活用方法を紹介します。普段の「あんなこと」までを効率化。頭もスッキリさせて、自由な時間を増やしましょう。
