マネジメント

簡単に予定変更。Todoistで実現する、カレンダーだけでは出来ない柔軟なスケジュール管理

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ここではスマートフォンアプリでの利用方法を紹介します。

私たちは忙しい。。。けれども!常にパソコンにかじりついているわけではありません。待ち合わせ中や、ソファーで横になりながらも、なんとなくこなせるタスクもあるのです

タスクに予定日を指定する

まずは予定日の指定方法から覚えましょう。タスクを登録して、『いつやるか』の予定日を指定していきます。モバイル版で新規タスクを登録するには、右下の「+」ボタンをタップ。すると・・・

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こんな入力画面が現れます。で、アイコンがいくつか並んでいますよね。実はこれらをタップしていくだけで、予定日の日付指定だけじゃなく、「どのプロジェクトに登録するか」「タスクの優先度」などなど、一気に登録できてしまいます。こんな感じで。

クリックで拡大

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各アイコンの意味

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アイコンの意味は左から「日付指定」「タグ選択」「プロジェクト選択」「誰にタスクを割り当てるか」「優先度選択」「タスクにコメントを付ける」、で、一番右の紙ヒコーキ君で「登録確定!」となります。直感的にサクサク登録できるので、はかどりますね。

ちなみにタスク名登録欄上の矢印をスワイプすればインデントも可能。つまり階層下できます。


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予定日の指定ができました!

「誰にタスクを割り当てるか」は、共有機能を使っている時に選択可能。ビジネスパートナーや家族間でタスク共有できて便利です。もちろん無料。
共有機能についての詳細は別記事で紹介します。

また、登録したタスクをタップすると、右側にエンピツマークが現れるので、そこからモロモロ設定しなおすこともできます。

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日付指定したタスクは、【今日】【次の7日間】【所属プロジェクト】から確認できます。基本的に日々確認するのは【今日】と【次の7日間】。
今やるべきことにフォーカスすることができます

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タスクの予定日を変更する

モバイル版は超簡単。登録されているタスクを左へスワイプするだけ。

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すると現れるのが真骨頂。”ざっくり”かつ”よく使う”選択肢。
ささっと選んでタップするだけで日付変更が可能です。

この気軽で手早い操作感は、カレンダーを書き換えるような煩雑さから開放され、柔軟な予定変更を可能にします。慎重に日付指定しなくていいタスクって、意外と多いものなんですよね。

もちろん、具体的な日付指定をしたい場合は「日付と時間を選択」から指定可能です。

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予定日の変更ができました。モバイル版もキレイで気持ちいいですね。
画面遷移はサクサク。同期も速い。毎日触わる管理アプリとして重要な要素、すべて合格!

複数のタスクを一括変更!

複数の予定を一気に変更したい時だって、しょっちゅうあります。予定変更作業をしている間の、あのメンドクサイ気分・・・

「作業が思うように進まなかった時」でも「先方都合の急な予定変更」でも、『メンドクサイこと自体』になんかイライラしたくないです。

そんな時に助かる一括予定変更。右上のドットマークをタップしてから目当てのタスクを選択すれば、ほら下に。

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今は予定変更をしたいのでカレンダーアイコンを選びます。もう察しがつくと思いますが、一括完了も、一括プロジェクト移動も、一括優先度変更も、一括削除も可能です。

今回は「今日」に予定変更してみます。

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ハイ、OK。

直接入力も、繰り返し指定も。

予定日の登録や変更は、「締切日」欄から直接日本語で入力することもできます。
ここで特筆すべき点は、「今日」や「明日」はもちろん、「来週」「来月」「来年」「1月12日」などの記述で登録可能なこと。

さらには「毎日」「明日から毎日」「明日から2日毎」「7月1日から7月10日まで毎日」「毎週火曜日」「毎月25日」などなど、繰り返し指定もそのまま記述して思い通りに登録できてしまいます

クリックで拡大

todoist-re-schedule_rn9-10

例えば「毎日」に指定していたとすると、今日のタスクを「完了」にしても、明日のタスクとして新たに現れてくれます。「毎月●日」に指定していたら翌月の同日に。その他も同様です。

毎月の支払いや毎週のゴミ出し、毎日飲む薬などなど、ルーチンタスクは一度登録すればOK。
もし、これまでカレンダーに同じ予定をひたすら書き続けていたのなら、これだけで随分と時間も体力も効率化されることが想像できると思います。

仕事に関係のない日常生活のルーチンをスッキリさせることだって、【余裕】を作ることに大いに貢献するんです

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そして”繰り返しタスク”をどんどん登録していくと、程なく日常のルーチンワークの量に驚くことになります。気づくことから始まり、日々のキャパシティーを把握し、余裕をもったスケジュール管理に繋がっていくでしょう。

次はタスク共有とリマインダーの使い方を紹介します。小規模チームや家族間で気軽にタスク共有。リマインダーも組み合わせれば、「うっかりド忘れ」も無くなります。

共有とリマインダー

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