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マネジメント

最低限習得しておきたい自己管理術。忙しくても、頭と心は軽くしておく生活改善フロー

予定がいっぱい。やりたいことがいっぱい。やらなきゃならないことがいっぱい。覚えておかなきゃならないことがいっぱい!誰にでもそんな状況はあるでしょう。仕事だけでもタスクは山積み。さらに生活していく上で必要な手続きだったり、身につけたい習慣があったり・・・

problem

『このプロジェクト、どの作業順で進めれば良かったっけ!?』

『手帳がどっかいった・・あれが無いともう終わりだー!』

『役所って平日しか空いてないから今度●●のついでに済ませないと・・・』

『どわー!家族の誕生日プレゼント買い忘れた・・・』

『ゴミ捨てだって忘れてらんないのよっ!』

『習慣にしたいことが、どうしても身につかない・・・』

生活していく上で、誰もがあらゆることを同時進行しています。スケジュールのまわし方、情報の整理、この辺がうまく管理出来ている人は何事にも、どこか余裕を感じますよね。マネージャーや秘書がいればいいんですけど、、、なかなかそんなわけにもいきません。

でも、それらの代わりになってくれるようなツールはたくさんあります。自分に合った便利ツールを上手に取り入れて忙しい生活を効率化できれば、イライラや失敗も、きっと少なくなると思いませんか?

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実際、頭の中だけで覚えておくべきことなんて、意外と少ないものです。頭の中がごっちゃごちゃになっていたら、何事も効率が悪くなります。あげく、

『なんで自分はこうダメなヤツなんだろう・・・

なんていう余計な自己嫌悪を抱えることになってしまい、悪循環が始まります。

だから、頭と心はスッキリした状態にさせておき、”本当に考えるべきこと” に集中できるようにしておく必要があります

でも、「超一生懸命に取り組まないとダメ!」だったら辛いですよね。ガチガチにならない気軽な始め方でいきましょう。3つのツールを使って紹介するので、ぜひ取り入れてみてください。

便利なツールは多機能なものが多いですが、ここでは機能紹介よりも、各ツールを生活にどううまく利用していけるか、という『活用例』を紹介します

1. Googleカレンダー

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まずは言わずと知れたGoogleカレンダー。ただし活用方法は無限大。どう利用するかが鍵です。一番の特徴はなんといっても同期できること。

つまりいつでもどこでも閲覧・共有できる点でしょう。パソコンやタブレット、スマートフォンで、環境を選ばずに予定を登録・変更・閲覧できる機能はとても便利ですよね。

Google-Calendar_05

また、頻繁なスケジュール変更にもスマートに修正対応できる点や、同内容の予定は複製してしまえる点など、柔軟さと手軽さも見逃せません。

紙の手帳の良さも分かります。私もスマートフォン向けの優秀なアプリが出るまでは手帳と併用していた時期がありましたが、もうずいぶん前に手帳が不要になってしまいました。

『手帳が無くなった!』は探すほかどうしようもないですが、
『携帯電話を落とした!』としてもデータはサーバー上で保管されているので安心です。
『データが消えた!』としてもバックアップから復旧可能。その点でも手帳より安心です。

活用方法

俯瞰できる予定表を作る

単純にカレンダーとして使用しますが、重要なのは俯瞰できるように予定を登録すること。『出来ればこの日にやっておきたいと思っている予定』は入れません。『日にちが確定している予定』『期間が決まっている予定』だけを登録しておきます

 日常生活であれば、

「友達と遊ぶ」「美容室に行く」「旅行に行く」
のような予定を入れ、

「ゴミ捨て」「ランニング」「パパにあのことを相談する!」
のような予定は入れません。


 仕事であれば、

「プロジェクトの開始から納期までの期間」「ミーティング」
のような予定を入れ、

「この日は例のプロジェクトのあの作業とこの作業をやる」「●●の件をリサーチする」のような予定は入れません。

問題は予定の文字数ではありません。不確定要素は入れ込まず、あくまで俯瞰できる予定表として利用する、ということ。

ちなみに、家族やビジネスパートナーのGoogleカレンダーアカウントの予定を『選択表示』させることも可能なので、プライバシーの範囲内で把握しあうことができ、効率的かつ相手の状況を思いやることも出来ておすすめです。

おすすめのアプリ

Calengoo , Refills

モバイル版では【Calengoo】【Refills】がおすすめです。

CalenGoo - for Google Calendar and iCloud

CalenGoo - for Google Calendar and iCloud
posted with アプリーチ

Refills

Refills
posted with アプリーチ

私は『Refills』を経由した後、それ以来はずっと『Calengoo』に落ち着いています。

 設定画面が日本語で、優しい質感表示の『Refills』。

 設定画面が英語ではあるものの、ソリッドで、更に俯瞰性に優れる『Calengoo』。

どちらもデザイン・安定性・アップデートメンテナンス全てにおいて抜群!仕事効率化アプリ黎明期から今もなお信頼され続けている傑作アプリです。助かってます・・・

 Calengoo(クリックで拡大)

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Google-Calendar_04

 いずれもGoogleアカウントでログインするのみで全環境で同期され、利用できます。
別の言い方をすれば、複数のアプリを同時利用することも可能です。
 デスクトップ版のおすすめアプリケーションとして、以下のように「Sunrize Calendar」を紹介していましたが、サービス終了が発表されたため、通常のGoogleカレンダーを利用しています。

Sunrize Calendar

Sunrize_01

デスクトップ版ではChromeアプリ【Sunrize Calendar】。デフォルトのGoogleカレンダーページより美しく、無料で利用できます。

 実際の使用画像(クリックで拡大)

Google-Calendar_06

キレイでしょう?これなら、カレンダーを開くたびに憂鬱にならない気がしませんか?(笑)
“日々使うもの、日々目を通すものには少しでもワクワク感を。”
これは完全に個人的なポリシーですが、けっこうバカにできない要素だと思っています。

『Chrome アプリ ランチャー』をインストールすると、デスクトップから直接、このようなChromeアプリにアクセスできるようになり、とても便利です。

Windowsであればタスクバー、MacであればDockに常駐させていつでも閲覧・編集可能になります。『Sunrize Calendar』はWEB版もありますが、”ウィンドウサイズで好みの見やすさに変更可能”、かつ”即アクセス可能”な、インストール型のランチャーで使用することをオススメします。

Google Calendar

 下のリンクからダウンロードできます。
(Chromeウェブストアページ)

Sunrise Calendar

ちなみに、『アプリランチャー』はChromeアプリを初めて追加したときに自動的にインストールされます。以下「Chrome ウェブストア ヘルプ」ページより。

アプリ ランチャーは、Chrome アプリを初めて追加したときに自動的にインストールされます。手順は次のとおりです。

Chrome ウェブストア  の左側で [Chrome アプリ] を選択します。
アプリを選択し、[無料] または [購入] をクリックしてインストールします。
タスクバー(Windows)または Dock(Mac)で、[アプリ ランチャー] を探します。
注: Chrome OS では既定でアプリ ランチャーが有効になっています。

Chrome ウェブストア ヘルプ 

 

つまり今回Sunrise Calendarをインストールすればランチャーも手に入る、ということです。

実用していく上で外せない点は、スケジュールを俯瞰できること。

先のSunrise Calenderはモバイル版も見栄えが楽しく男女問わず人気ですが、俯瞰性に欠けてしまっており、残念ながら「管理性」を考えると実用的ではありません。

一般評価も高く、アクションも楽しく、とても考えられている良いアプリだとは思いますが、例えば『手帳運用から移行する人』が最初に手にとった場合、『あーやっぱダメダメ!これじゃ仕事になんない』と敬遠してしまう画が浮かびます。

楽しいアプリには違いありませんし、無料なので一度試して、比べてみてもいいと思います。

2. Todoist

Todoist_02

次に利用する【Todoist】はタスク管理ツール。噛み砕いて言えば「やることリスト」を登録しておく無料ツールです。(※有料拡張機能あり)

多機能かつ操作が直感的で、画面が美しくて、動作が軽快で、何より管理が煩わしくない。『予定を立てることに時間と体力を使ってしまう』という、ツールに踊らされる”アリガチ現象”がないことが最大の魅力です

 動画は英語ですが、日本語で利用できます。

TodoistをGoogleカレンダーと併用することで、ストレスフリーで柔軟なスケジュール管理ができるようになります

活用方法

大枠のスケジュールを分解していく

Googleカレンダーでは「俯瞰できる予定表」を組みましたが、Todoistではそこからクローズアップして予定を組んでいきます。つまり、大枠の予定と照らし合わせながらやるべきタスクを明らかにし、日々に落とし込んでいきます

アカウントを作ると既にデフォルトでいくつかの『プロジェクト』が並んでいます。

Todoist_02

まずは仕事・家庭のことなど内容を問わず、どんどんプロジェクトを作っていきます。

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そのプロジェクトごとにやりたいこと、やるべきことをタスクとして登録。まずは思いつくままにどんどん登録していくことがコツです

今回は誰でも内容の分かりやすい『引越し』にタスクを追加してみます。

Todoist_11

一通り登録し終わったら次に、「大体この日ぐらいにできるかなー」といった感じで気軽に、予定日付と重要度フラグを付けて、作業順に入れ替えていきます。

もちろん、現状で着手する目処が立たないタスクは日付を未確定にしておいてOK。あまり迷わず未確定にしておくことも大切です。その段階では見当がつかない予定があって当然。あまり時間を使わず、都度柔軟に予定変更すればいいのです

 Before/After(クリックで拡大)

Todoist_14

Todoistはプロジェクトもタスクも階層化して自由に並び替えできるという、”他の類似サービスにもありそうであまり見かけない”貴重な機能を持っているので、あっという間に整理できます。そして何より「やりたいこと」「やるべきこと」が、このように視覚化されることによって、はっきりと認識できるようになります

例えば、仕事だと長期に渡る大きなプロジェクト、プライベートだと例に挙げた引越し関連の手続きなどがいい例です。これらを実行する上では、

あれをやって次はこれもやって・・・

その前にあの情報収集をして、都度連絡をとって・・・

と次から次へと思い浮かぶ大量の「やるべきこと」に圧倒され、不安感が常につきまとうもの。

細かくタスクを分割し順序立てて整理できるようになれば、「今やるべきことはこれ」という、いい意味で割りきった感覚ができるので、余計な不安も感じずに”進めること”に集中できるようにもなっていきます

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ポイント

Googleカレンダーで組んだ【俯瞰できる予定表】には大枠の予定・確定された予定が組まれているので、Todoistではそのカレンダーと照らし合わせながら【各プロジェクトから少しずつ、日々にタスクを割り当てていく】。

この単純な仕組みをつくるだけで余裕がうまれます。

今日はなぜか、このプロジェクトに対してモチベーションが高い!それじゃあ予定を変えて、今日はこのプロジェクト中のタスクばかりをガッツリやろう!

なんてこともアリでしょう。なぜなら、Todoist内に登録してあるタスクは、その日や前日の体調・気分によって、ある程度スケジュールし直せるものだからです

本当は、今日のうちにこの5つのタスクを終わらせたかったんだけど、このまま続けても逆に効率が悪そうだ・・・思い切って休んで、残った3つは明日に回そう!その代わり明日予定していた役所の手続きは来週の水曜日に回そう!

といったことだって”アリになります”。頭の中だけでぼんやりと決めておくだけではなく、新たに考えられたスケジュールとして作りなおされているからです

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この作業を都度カレンダー上で行っていたらキリがないですし、それこそ時間も体力も使います。なんたって、こんがらがるでしょう?カレンダーでは期限を気にしておけばOK。

これが今までの、「ただなんとなく先送りにしているだけの行為」とは違うことを、実践していくうちに体感していきます。「先送りにしたものの、それっきり・・」なんて経験、多くないですか?そんな人ほど、違いを感じるはずです。

慣れてくると一日にどれだけの作業をこなせるのか、自分のキャパシティーも把握できるようになります

普段無意識に行っているリ・スケジュールですが、こうして視覚化して管理することによって進捗が把握でき、目処も立ちやすいので、『ああ、今日もこれだけしか進まなかった…』という余計な不安感の防止にもなります。

そしてもちろん、Googleカレンダー同様にあらゆるデバイス環境で同期されていることも重要な点です 

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思いついたタスクをメモ感覚ですぐに登録しておくことができなければ、実用的にはなり得ませんよね。また、パソコンでの使用は拡張機能の便利さから、インストール版ではなくWEB版  の使用をオススメします。(拡張機能が本当にスゴい)

操作方法や拡張機能の解説はこちらから 

【基本編】スケジュール・タスク管理の大黒柱。万能ツールTodoistの使い方を徹底解説!

Todoist: Todoリスト | タスク管理

Todoist: Todoリスト | タスク管理
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3. Coach.me

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習慣を身につけたい時に役立つのが【Coach.me】。習慣にしたいことを登録しておくツールです。

毎日少しでも本を読む習慣をつけたい

毎日ひとつでも家事を手伝うようにしたい

毎日新しいことを発見するように心がけたい

例えばそんな風に思っていても、うまく続かない。というかむしろ忘れてしまう!ということも多いですよね。そんな時、まずは「身につけたい習慣を毎日確認する、という習慣」を身につけることが近道になります。

活用方法

一日をざっくり振り返る

一日の時間は限られていますし、どれだけのことができるかは自己判断になりますが、日々意識することによって少しずつ、『頭の片隅には常にある状態』にもっていきます

一日の終わりにアプリを開いて、『出来たか、出来なかったか』、さっとスワイプでチェックを入れるだけ。日記を書くより断然楽です。

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 例では項目を英語で登録していますが、もちろん日本語で登録可能です。

Todoistにも、毎日の繰り返しタスクとして『Coach.meチェック』を登録しておくと便利ですね。また、『一週間のうちに何日達成することを目標にするか』を設定できたり、指定した時刻にリマインドアラートを設定することができます。

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任意で毎日レポートメールを送ってくれたりもするので、私は一週間に一回だけ最新のレポートを見て、「週次レポート」として覗いています。

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週次レポートなんていうと大げさですが、これもちょっとした「心がけを確認する習慣」だと思っています。さっと目を通すだけだし、ゲーム感覚に近いです。

なお、WEB上ではより詳細なレポートを見ることも出来ます 

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でも、私はここまではしていません。毎日思い出すことが最重要で、負担になりそうなことまでする必要はないと思っています。

 Coach.meはソーシャル的な側面も持っているサービスですが、登録した項目を全て非公開にして使用することが出来ます。

私は個人的なチェックツールとして使用しているので、すべて非公開にしています。LINEやFacebookのような登録者が特定されるものではなく、友人への登録通知もありません。

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もちろん、マルチデバイス対応です 

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Coach.me - Goal Tracking, Habit Building & Motivational Coaching

Coach.me - Goal Tracking, Habit Building
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 全てのアプリにおいて、Google Playアプリは使用したことがありません。
使用感・機能等は若干異なる場合があります。
 「習慣付け」関連記事

「忙しくてやりたいことができない…!」に効く。マイペースに習慣を変えるタスク管理術

「自己管理」(セルフマネジメント)の目標と恩恵

自己管理って、スケジュールをうまく組むことだけじゃありません。風邪をひかないように、手洗いうがいをすることだけでもありません。

そういったものを全部ひっくるめた上で生活しているわけなので、その先にある余裕のある、ぐにゃんぐにゃんに柔軟な心と、いつでもちゃんと働いてくれるスッキリした頭を持ちあわせておくことまでが、「自己管理」(セルフマネジメント)の目標と言えそうです。

自己管理の基盤ができて軌道に乗れば、不思議と自分の外枠も広がっていき、新たな視点が身につくことに繋がっていきます。内気な気持ちにも、新しいことに挑戦したくなるような感情が芽生えてきます。

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昔のように、なんでも気合でこなす必要はないんです。自分に合った便利なツールはしっかり利用して、少しずつでも自分を把握できるようになっていきたいですね。

でも!性格だって人それぞれ。今回のフローを参考に、自身に合った自己管理術が確立されれば何よりです。

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